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In vielen Praxen wirkt Digitalisierung noch wie ein Projekt, das man „irgendwann“ angeht – bis neue Vorgaben rund um Telematik-Infrastruktur, E-Rezept und digitale Prozesse plötzlich Druck erzeugen. Genau an dieser Stelle setzen Anbieter an, die nicht nur Technik liefern, sondern den Einstieg so gestalten wollen, dass Teams den Wechsel vom Papier-Alltag in praktikable Abläufe schaffen.
Ein zentrales Argument: Wer jetzt umstellt, entscheidet nicht in Hektik, sondern kann Prozesse sauber sortieren, Zuständigkeiten klären und die eigene Therapiepraxis schrittweise stabiler machen. Opta Data beschreibt diesen Moment als Wendepunkt: Viele Praxen arbeiten noch stark analog, beschäftigen sich erst seit kurzer Zeit intensiver mit digitalen Abläufen und möchten trotzdem schnell handlungsfähig sein. Der Anspruch, „keine Atomphysik“ daraus zu machen, klingt zunächst simpel, ist aber in der Realität entscheidend: Wenn Software im Alltag nicht intuitiv ist, kostet sie Zeit, erzeugt Umwege – und wird am Ende umgangen.
Der Kern der Lösung ist eine Software, die Arbeitsabläufe so führt, dass möglichst wenig Wechsel zwischen Masken, Listen und Menüs nötig ist. Ein Beispiel aus dem Ablauf: Wird ein Termin im Kalender auf „stattgefunden“ gesetzt, taucht unmittelbar die Folgefrage auf, ob dieses Datum als Behandlungsdatum gelten soll und ob dokumentiert werden möchte. Das wirkt banal, ist aber genau der Punkt, an dem Praxen sonst anfangen zu springen: Rezeptdaten prüfen, Dokumentation öffnen, Abrechnung vorbereiten, Daten nachtragen – und dabei wieder zurück in den Kalender. Die Logik dahinter: Prozesse sollen dort erscheinen, wo sie erwartet werden. Statt „hin und her“ zu schalten, werden die nächsten Schritte eingeblendet, sobald sie relevant sind. Für Teams, die ohne große Schulungen starten wollen, ist das oft die Voraussetzung, damit Digitalisierung nicht als Zusatzaufgabe empfunden wird, sondern als Entlastung im Takt der Behandlung in der Therapiepraxis.
Als Herzstück wird die thevea Scan App beschrieben, die funktional als Scan-App den Schritt ersetzt, der in vielen Praxen besonders viel Zeit frisst: Verordnungen manuell abzutippen – inklusive Diagnosegruppen, Codes und weiterer Angaben. Stattdessen wird die Verordnung mit einem Foto erfasst, automatisch erkannt, mit einem Klick gespeichert und in das System übertragen. Das spart nicht nur Tippaufwand, sondern adressiert einen zweiten, sehr praxisnahen Schmerzpunkt: Fehler auf der Verordnung. Wenn Angaben nicht passen, drohen Probleme in der Abrechnung – im schlechtesten Fall bleibt eine Therapiepraxis auf Kosten sitzen. Hier setzt die Idee an, dass die Verordnung nach dem Scan sofort geprüft wird. Neben dem Rezept werden im selben Schritt weitere Daten angelegt: Patientenakte, Arztanlage, alles, was früher verteilt und manuell passierte, soll in einem automatisierten Ablauf entstehen.
Ist die Behandlung abgeschlossen, erkennt das System laut Beschreibung automatisch, wenn es sich um die letzte Behandlung handelt, und legt das Rezept abrechnungsbereit im Hintergrund ab. Für Praxisinhaber bedeutet das: Am Monatsende müssen keine einzelnen Rezepte zusammengesucht werden. Stattdessen zeigt die Software alle abrechnungsfähigen Verordnungen gesammelt an. Die Abrechnung erfolgt strukturiert. Über wenige Entscheidungen lässt sich festlegen, wann die Auszahlung erfolgen soll. Auch mehrere Standorte oder Institutionskennzeichen können berücksichtigt werden. Die Abrechnung per Klick ist dabei kein isolierter Schritt, sondern das Ergebnis eines zuvor geführten Prozesses. Nach der Bündelung werden die Rezepte versendet, ergänzt um einen Begleitschein, und das Geld wird nach dem vereinbarten Zeitraum ausgezahlt.
Neben Rezept und Abrechnung spielt Terminplanung eine stille Hauptrolle, weil Ausfälle direkt Umsatz und Ablauf stören. Im beschriebenen System gibt es dafür eine Terminsuchfunktion, die passende Zeitfenster ermittelt und konkrete Vorschläge liefert. Ergänzend können Erinnerungen automatisiert per SMS und E-Mail versendet werden, um die Ausfallquote zu senken. Gerade in Praxen mit engem Takt ist das mehr als Komfort: Jede Lücke reißt Folgeprobleme in die Woche, vom Wartezimmer bis zur Teamplanung. Digitale Erinnerungen ersetzen nicht die Beziehung zum Patienten, aber sie reduzieren die Zahl der Fälle, in denen Termine schlicht untergehen.
Opta Data betont, dass Software und Service getrennt in Stufen organisiert sind. Die Software ist in unterschiedliche Tarife gegliedert, während Leistungen rund um Abrechnung, Kontrolle und Betreuung je nach Bedarf ergänzt werden können. Dadurch lässt sich das System an die Größe und Struktur der jeweiligen Therapiepraxis anpassen. Der Einstiegspreis wird als vergleichsweise niedrig eingeordnet, wobei sich die Gesamtkosten aus den gewählten Modulen und Dienstleistungen zusammensetzen. Entscheidend ist weniger der absolute Betrag als die Frage, welche Aufgaben dauerhaft eingespart oder vereinfacht werden können.
Unabhängig vom Anbieter bleibt die Grundfrage jeder Therapiepraxis gleich: Was muss wirklich digital werden, damit es im Alltag spürbar besser läuft? Telematik-Infrastruktur und E-Rezept setzen einen Rahmen, aber die Akzeptanz entsteht über die kleinen Reibungsverluste: weniger Doppelerfassung, weniger Suchen, weniger Medienbrüche. Wer Digitalisierung als Prozesskette denkt – von der Verordnung über Termin, Dokumentation und Abrechnung bis zur Zahlung – gewinnt vor allem eines: Ruhe im Ablauf. Genau darauf zielt die hier beschriebene Kombination aus Software, Scan-App und integrierter Abrechnung, ergänzt um Servicebausteine. Opta Data positioniert sich dabei als Begleiter für Praxen, die nicht mit großem Projektplan starten wollen, sondern mit einem System, das durch den Arbeitsalltag führt – Schritt für Schritt, ohne dass jedes Teammitglied erst zum IT-Profi werden muss.
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