Versicherungsnachweis: Sicherheitspflicht für Messeaussteller

Ein Versicherungsnachweis ist auf vielen Messen Voraussetzung für die Teilnahme. Er belegt, dass ein Aussteller über eine gültige Haftpflichtversicherung verfügt, die Personen- und Sachschäden abdeckt, die im Rahmen der Veranstaltung entstehen können. Veranstalter fordern diesen Nachweis, um sich und andere Aussteller gegen mögliche Risiken abzusichern. Denn wo viele Menschen, Technik und Betrieb zusammentreffen, kann es schnell zu Schäden kommen – sei es durch Unfälle am Stand, technische Defekte oder versehentliche Beschädigungen von Hallenteilen oder Nachbarständen.

Wann ein Versicherungsnachweis erforderlich ist

Pflicht bei vielen Messegesellschaften

In den Teilnahmebedingungen vieler Messeveranstalter ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung ausdrücklich vorgesehen. Ohne diesen Nachweis kann eine Standzuteilung verweigert oder die Teilnahme untersagt werden. Manche Veranstalter bieten alternativ Sammelversicherungen an, in die Aussteller automatisch eingebunden sind – gegen Gebühr.

Besondere Anforderungen je nach Messetyp

Je nach Art der Veranstaltung kann die Deckungssumme variieren. Bei Fachmessen mit hohem technischen Anteil oder Maschinen im Einsatz sind oft höhere Deckungssummen erforderlich. Auch bei Outdoor-Messen oder Events mit erhöhtem Risiko (z. B. Pyrotechnik, Kochshows) gelten besondere Anforderungen.

Welche Risiken abgedeckt sein sollten

Personen- und Sachschäden

Die Versicherung sollte Drittschäden abdecken – also etwa Verletzungen von Besuchern oder beschädigtes Eigentum anderer Aussteller oder der Messegesellschaft. Dazu zählen Stürze, herabfallende Teile, Wasserschäden oder elektrische Defekte.

Standbetrieb und Auf- bzw. Abbau

Nicht nur der Messebetrieb selbst, sondern auch Aufbau und Abbau sind Teil des versicherten Zeitraums. Schäden während dieser Phasen – etwa durch den Einsatz von Werkzeug, Staplern oder Hebebühnen – müssen ebenfalls mitversichert sein.

Vermögensschäden durch Ausfall oder Unterbrechung

Einige Policen beinhalten auch Vermögensschäden – etwa durch Ausfall des Standpersonals, Lieferverzögerungen oder Unterbrechungen des Messebetriebs. Dies ist insbesondere bei längeren Veranstaltungen oder internationalen Messen relevant.

Was bei der Vorlage des Nachweises zu beachten ist

Aktualität und Klarheit

Der Versicherungsnachweis sollte den Namen des Versicherungsnehmers, den versicherten Zeitraum, die Deckungssummen sowie einen Hinweis auf Messebetrieb enthalten. Idealerweise wird das Dokument in deutscher oder englischer Sprache vorgelegt.

Fristen und Einreichung

Oft verlangen Veranstalter die Vorlage des Nachweises bis zu einem bestimmten Stichtag vor Messebeginn. Wer die Frist verpasst, riskiert Mahngebühren oder im Extremfall den Ausschluss. Der Nachweis kann meist digital im Ausstellerportal hochgeladen werden.

Rückfragen und Sonderfälle

Bei internationalen Ausstellern oder Spezialversicherungen kann es Rückfragen geben. Wer Zweifel hat, ob der eigene Versicherungsschutz anerkannt wird, sollte frühzeitig Rücksprache mit dem Veranstalter halten – und im Zweifel eine zusätzliche Absicherung prüfen.

Fazit: Versicherungsnachweis – Pflicht mit Schutzwirkung

Ein gültiger Versicherungsnachweis ist keine reine Formsache. Er schützt Aussteller, Veranstalter und Dritte – vor finanziellen Folgen bei Schäden, Unfällen oder Ausfällen. Wer frühzeitig klärt, welche Anforderungen gelten, und den Nachweis fristgerecht einreicht, vermeidet unnötige Risiken und zeigt Verantwortung im Messeumfeld.