Aufbauabnahme: Kontrolle vor Messebeginn

Bevor eine Messe ihre Tore für Besucher öffnet, steht bei vielen Veranstaltungen ein fester Termin an: die Aufbauabnahme. Dabei kontrollieren Messeleitung, Brandschutzbeauftragte oder externe Sachverständige, ob der Messestand den technischen und sicherheitsrelevanten Vorgaben entspricht. Es geht nicht um Formalitäten, sondern um konkrete Fragen der Statik, Fluchtwegsicherung, Materialbeschaffenheit und elektrischen Sicherheit. Für Aussteller bedeutet das: Wer auf der Messe ausstellen will, muss vorab den reibungslosen Zustand seines Standes nachweisen – andernfalls droht Verzögerung oder im Extremfall ein Rückbau.

Wie die Aufbauabnahme abläuft – und worauf es ankommt

Abnahme durch Messeleitung und Fachpersonal

Je nach Komplexität des Standbaus kann die Prüfung durch unterschiedliche Stellen erfolgen: Veranstalter, unabhängige Prüfer, Feuerwehr oder Sachverständige für Sonderbauten. Dabei wird unter anderem kontrolliert, ob Aufbauten korrekt ausgeführt, Stromanschlüsse fachgerecht installiert, Fluchtwege frei und Beschilderungen sichtbar sind. Auch Hängelasten, Podeste oder freistehende Konstruktionen stehen im Fokus. Die Kontrolle erfolgt meist direkt am Stand – kurz vor dem offiziellen Messebeginn.

Was vor Ort notwendig ist

Am Tag der Abnahme sollten verantwortliche Ansprechpartner am Stand anwesend sein – am besten jemand, der technische Details kennt und über Entscheidungsspielraum verfügt. Falls Anpassungen notwendig werden, muss schnell reagiert werden können. Die häufigsten Ursachen für Beanstandungen sind fehlende Unterlagen, ungesicherte Hängekonstruktionen, versperrte Fluchtwege oder ungeprüfte Sonderbauten.

Folgen bei Nichtbestehen

Wird ein Stand nicht abgenommen, kann er für den Messebetrieb gesperrt werden – zumindest solange, bis alle Mängel behoben sind. In Einzelfällen bleibt dafür nur wenig Zeit: Der Abbau oder Umbau muss oft bis zur Öffnung abgeschlossen sein. Wer ohne Abnahmebetrieb startet, riskiert Sanktionen – oder Gefährdungen, für die im Zweifel die Haftung übernommen werden muss.

Wie sich Aussteller auf die Abnahme vorbereiten können

Frühzeitige Kommunikation mit dem Veranstalter

Bereits vor dem Aufbau sollten Standpläne, Statiken oder technische Besonderheiten beim Veranstalter eingereicht werden – insbesondere bei individuellen Bauten, erhöhten Plattformen oder mehrgeschossigen Konstruktionen. Je früher die Rückmeldung, desto besser die Planbarkeit.

Abstimmung mit dem Messebauer

Viele Aussteller arbeiten mit externen Dienstleistern. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Technischen Richtlinien der Messe kennen – und sie einhalten. Häufig entstehen Missverständnisse durch unklare Aufgabenverteilungen. Es hilft, wenn Messebauer und Auftraggeber vor Ort gemeinsam präsent sind.

Flexibilität einplanen

Auch bei guter Planung kann es kurzfristig zu Beanstandungen kommen. Ein Reserveplan, ein Werkzeugsatz oder ein zusätzliches Teammitglied vor Ort kann helfen, nötige Anpassungen zügig umzusetzen. Wer mit kleinen Pufferzeiten kalkuliert, erspart sich unnötigen Stress.

Fazit: Ohne Aufbauabnahme kein Messebetrieb

Die Aufbauabnahme ist kein lästiger Pflichttermin, sondern eine notwendige Maßnahme zur Sicherheit aller Beteiligten. Sie hilft, Risiken zu minimieren und den professionellen Ablauf einer Messe sicherzustellen. Wer vorbereitet ist, spart Zeit – und vermeidet Probleme im letzten Moment. Für Aussteller gehört die Abnahme deshalb zur Messeplanung wie der Stand selbst.